Ako pridať kontakty a preukázať súhlas

Obchodné oznámenia e-mailom môžete posielať len tomu, kto vám na to dal súhlas, alebo vlastnému zákazníkovi v medziach zákonnej výnimky. Ak je spracúvanie založené na súhlase, musíte vedieť preukázať, že ho kontakt dal (čl. 7 ods. 1 GDPR). Návod ukazuje, ako kontakty do Poštárne pridať tak, aby pri každom zostal záznam, odkiaľ a kedy súhlas pochádza.

Kto za súhlas zodpovedá#

Za to, že máte ku kontaktom právny základ, zodpovedáte vy ako prevádzkovateľ osobných údajov. Podľa čl. 5 ods. 2 GDPR je prevádzkovateľ zodpovedný za súlad so zásadami spracúvania a musí ho vedieť preukázať. Poštárna údaje spracúva podľa vašich pokynov ako sprostredkovateľ (čl. 28 GDPR, zmluva o spracúvaní osobných údajov). Aplikácia vám súhlas ukladá a preukazuje, ale nerozhoduje za vás, či ho máte.

Súhlas musíte vedieť preukázať vy ako prevádzkovateľ (čl. 7 ods. 1 GDPR), preto kupované alebo prevzaté databázy do Poštárne nepatria a antispamové pravidlá importu ich zakazujú. Nákup adries výslovne zakazujú aj pravidlá Gmailu pre odosielateľov („Don't purchase email addresses from other companies“).

Ručné pridanie jedného kontaktu#

Ručne pridávate kontakt, ktorý vám dal súhlas mimo webu, napríklad na veľtrhu alebo e-mailom, a vy máte doklad.

1. Otvorte formulár nového kontaktu: v Kontakty a zoznamy › Kontakty kliknite na Vytvoriť kontakt.
2. Vyplňte adresu a údaje: e-mail je povinný, meno, telefón, zoznamy a ďalšie polia sú voliteľné. Pohlavie, meniny a oslovenie sa doplnia podľa mena.
3. Priraďte účel spracovania: v časti Priradenie účelu spracúvania zapnite Priradiť účel spracovania a vyberte účel, napríklad zasielanie obchodných oznámení. Účely spravujete v Kontakty a zoznamy › Účely spracúvania os. údajov.
4. Zadajte, odkedy súhlas platí: zvoľte Od tejto chvíle, alebo vlastný dátum, keď vám kontakt súhlas naozaj dal. Súhlas potom platí počas doby nastavenej pri účele.
5. Uložte kontakt: tlačidlo Pridať kontakt založí kontakt a zapíše súhlas s účelom, dátumom a tým, kto ho zadal.

Doklad o súhlase (podpísaný formulár, e-mail, záznam z podujatia) uchovávajte mimo Poštárne. Aplikácia eviduje, že súhlas zadal prihlásený používateľ, samotný doklad však nemá. Slovenský zákon ukladá uchovávať trvanlivé médium so zaznamenaným súhlasom najmenej štyri roky od jeho odvolania (§ 116 ods. 5 zákona č. 452/2021 Z. z.).

Slabý súhlas: kontakt bez účelu#

Keď ručne pridanému kontaktu účel nepriradíte, kontakt dostane slabý súhlas. Kampane a automatizácie ho vynechávajú. Pri výbere príjemcov kampane ho uvidíte medzi vyradenými s dôvodom Slabý súhlas. Hodí sa to pre adresy, ktoré potrebujete mať v databáze (napríklad kontaktnú osobu dodávateľa), ale nesmiete im posielať obchodné oznámenia.

Slabý súhlas zmizne, keď kontakt potvrdí prihlásenie cez formulár s double opt-in, alebo keď ho znova naimportujete so súhlasom a doložením pôvodu.

Malý import s doložením súhlasu#

Import použijete pre viac kontaktov naraz, napríklad pre zoznam z predchádzajúceho nástroja alebo z podujatia. V Kontakty a zoznamy › Importy kliknite na Nový import.

1. V kroku Všeobecné informácie potvrďte antispamové pravidlá: importovať smiete len kontakty, ktoré vám dali súhlas alebo sú vašimi zákazníkmi.
2. Nahrajte súbor CSV alebo kontakty vložte, vyberte zoznamy a priraďte stĺpce.
3. V kroku Účel spracovania vyberte účel a odkedy platí: od tejto chvíle, jeden dátum pre všetkých, alebo dátum súhlasu zo stĺpca súboru.
4. Vyplňte Doloženie súhlasu: kde kontakty dali súhlas (formulár na webe, objednávka v e-shope so zaškrtnutým odberom, predchádzajúci nástroj, podujatie, inak), ako ste ho získali, kedy súhlasy vznikli a odkaz na doklad (formulár alebo export z predchádzajúceho nástroja). Keď sú dátumy súhlasov v stĺpci súboru, odkaz nie je povinný.

Bez doloženia súhlasu import neprebehne. Doloženie nepotrebuje import zo SmartEmailingu, prihlásenie cez formulár s potvrdením a automatické prepojenie s e-shopom. Pred spustením Poštárna súbor skontroluje (syntax adries, duplicity, všeobecné adresy ako info@, jednorazové schránky, domény bez poštového servera, vek súhlasov). Import s podozrivým výsledkom čaká na kontrolu a jeho novým kontaktom sa dovtedy nič neposiela.

Kontakt, ktorý sa predtým odhlásil, zostane odhlásený, aj keď ho súbor uvádza so súhlasom. Znova ho prihlási len potvrdený double opt-in.

Potvrdzovací e-mail pri importe#

Import vie namiesto okamžitého prihlásenia poslať kontaktom potvrdzovací e-mail. § 116 ods. 4 zákona č. 452/2021 Z. z. však zakazuje používať elektronickú poštu na účely získania predchádzajúceho súhlasu. E-mail so žiadosťou o súhlas preto neposielajte adresám, ktoré súhlas zatiaľ nedali.

Formulár s double opt-in ako doklad#

Najsilnejší doklad vznikne, keď sa kontakt prihlási sám cez formulár s potvrdením odberu. K prihláške sa uloží IP adresa, prehliadač, stránka a presné znenie súhlasu, a súhlas sa zapíše až po kliknutí na odkaz v potvrdzovacom e-maile. Postup krok za krokom je v návode Formulár s potvrdením odberu (double opt-in), prečo na tom záleží, vysvetľuje článok Double opt-in a preukázanie súhlasu.

Políčko so súhlasom nesmie byť vopred označené: podľa odôvodnenia 32 GDPR „mlčanie, vopred označené políčka alebo nečinnosť by sa preto nemali pokladať za súhlas“.

Vlastní zákazníci bez súhlasu (soft opt-in)#

Zákon pripúšťa výnimku pre vlastných zákazníkov. Podľa § 116 ods. 15 zákona č. 452/2021 Z. z. sa predchádzajúci súhlas nevyžaduje pri priamom marketingu vlastných podobných tovarov a služieb, ak kontaktné údaje získala tá istá osoba v súvislosti s predajom tovaru alebo služieb. Príjemca musí mať možnosť jednoducho a bezplatne kedykoľvek odmietnuť také používanie kontaktných údajov pri ich získavaní a pri každej doručenej správe. Podľa odseku 16 možno takto získané kontaktné údaje použiť po dobu jedného roka od ukončenia zmluvného vzťahu.

Česká úprava je v § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.. Podrobnosti sú v článkoch Slovenská úprava: zákon č. 452/2021 Z. z. a Obchodné oznámenia podľa českého zákona č. 480/2004 Sb..

V Poštárni pri každom e-shope v Nastavenia › Firma nastavíte, koľko mesiacov od poslednej dokončenej objednávky smú zákazníci bez ďalšieho súhlasu dostávať obchodné oznámenia. Slovenský e-shop má predvolenú hodnotu 12 mesiacov, pri ostatných e-shopoch lehota nastavená nie je. Po jej uplynutí kampane aj automatizácie takého zákazníka vynechajú.

Zhrnutie#

Pojmy ako double opt-in nájdete v slovníku.

Všetky návody