Zásady ochrany osobných údajov služby Poštárna
Verzia 1.0, účinná od 12. 10. 2026
1. Prevádzkovateľ a kontakt
1.1 Prevádzkovateľom osobných údajov opísaných v týchto zásadách je spoločnosť deriverge s.r.o., IČO 19456361, IČ DPH CZ19456361, so sídlom č.p. 201, 687 52 Korytná, Česká republika, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Brne, oddiel C, vložka 134680 (ďalej len „my“).
1.2 S otázkami a žiadosťami týkajúcimi sa osobných údajov sa obracajte na podpora@postarna.sk alebo podpora@postarna.cz, telefonicky na +420 777 849 095 alebo písomne na adresu sídla.
1.3 Zodpovednú osobu sme neurčili, pretože nám to pri súčasnom rozsahu spracúvania právne predpisy neukladajú.
2. Koho sa zásady týkajú
2.1 Zásady opisujú, ako spracúvame osobné údaje:
a) používateľov služby Poštárna, teda osôb, ktoré si založia účet alebo sú do účtu pozvané,
b) zástupcov, kontaktných osôb a fakturačných kontaktov našich zákazníkov a zákazníkov, ktorí sú fyzickými osobami podnikateľmi,
c) osôb, ktoré nás kontaktujú alebo nám oznámia nezákonný obsah,
d) návštevníkov prihlasovacích, registračných a informačných stránok aplikácie.
2.2 Zásady sa nevzťahujú na kontakty, ktorým naši zákazníci posielajú e-maily, ani na návštevníkov webov našich zákazníkov. Pre tieto údaje je prevádzkovateľom zákazník, teda firma, od ktorej e-maily dostávate, a my sme len jeho sprostredkovateľom. So žiadosťou o prístup, opravu alebo vymazanie sa obráťte na túto firmu. Odhlásiť sa môžete odkazom v každom e-maile. Žiadosť, ktorá príde nám, postúpime príslušnému zákazníkovi.
3. Aké údaje spracúvame
3.1 Údaje účtu: e-mail, meno a priezvisko (ak ich vyplníte), zvolený jazyk a vzhľad aplikácie, firmy, ku ktorým máte prístup, vaše roly a čas posledného prihlásenia.
3.2 Prihlasovacie údaje: heslo ukladáme len ako jednosmerný odtlačok (scrypt), nikdy v čitateľnej podobe. Jednorazové kódy z e-mailu ukladáme tiež len ako odtlačok. Tajný kľúč na overovanie aplikáciou v telefóne ukladáme zašifrovaný. Pri kľúčoch API ukladáme len ich odtlačok a začiatok kľúča.
3.3 Údaje z registrácie a o zmluve: názov firmy, adresa webu e-shopu, krajina, zvolený tarif a verzie dokumentov, s ktorými ste súhlasili pri registrácii a pri objednávke tarifu, s časom a IP adresou súhlasu.
3.4 Fakturačné a platobné údaje: meno, e-mail a telefón fakturačného kontaktu, názov firmy, IČO, DIČ, IČ DPH, adresa, údaj o registrácii pre DPH, vystavené faktúry a dobropisy, upomienky a platby (suma, dátum, variabilný symbol, číslo účtu a meno platiteľa z bankového výpisu). Názov a adresu českej firmy môžeme na váš pokyn prevziať z verejného registra ARES podľa IČO, ktoré zadáte.
3.5 Bezpečnostné a technické záznamy: prihlásenia a aktívne relácie (čas, IP adresa a typ prehliadača), neúspešné pokusy o prihlásenie a o zadanie kódu, záznam o dôležitých úkonoch v účte (kto, kedy a čo urobil, napríklad schválenie kampane, export kontaktov alebo zmena oprávnení; pri prihlásení, odhlásení, zmene hesla a zapnutí alebo vypnutí overovania aplikáciou aj IP adresa), záznam o nahliadnutí podpory do účtu a technické záznamy prevádzky u poskytovateľa hostingu (napríklad IP adresa a čas požiadavky).
3.6 Komunikácia s nami: obsah e-mailov, ktoré nám pošlete, a naše odpovede.
3.7 Údaje získavame od vás, od správcu účtu vašej firmy (váš e-mail a rola pri pozvaní), z bankových výpisov, z registra ARES a z používania služby.
4. Účely a právne základy
4.1 Vedenie účtu a poskytovanie služby. Právny základ: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR), ak ste naším zákazníkom ako podnikateľ fyzická osoba; pri zamestnancoch a ďalších používateľoch zákazníka náš oprávnený záujem poskytovať službu zákazníkovi, ktorý ich do účtu pozval (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
4.2 Zabezpečenie účtov a služby: kód z e-mailu, obmedzenie počtu pokusov, bezpečnostné záznamy a preverenie podozrenia na zneužitie. Právny základ: oprávnený záujem na ochrane účtov, dát zákazníkov a služby (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) a povinnosť zabezpečiť spracúvanie podľa čl. 32 GDPR.
4.3 Systémové e-maily (kódy na prihlásenie, registráciu a obnovu hesla, pozvánky, faktúry a upomienky) a prevádzkové oznámenia (zmeny dokumentov a cenníka, plánovaná údržba, bezpečnostné upozornenia). Právny základ: plnenie zmluvy a oprávnený záujem; bez týchto e-mailov sa služba nedá používať.
4.4 Fakturácia, účtovníctvo a dane. Právny základ: plnenie zákonnej povinnosti podľa predpisov o účtovníctve a dani z pridanej hodnoty (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR). Párovanie platieb, upomienky a vymáhanie pohľadávok: oprávnený záujem na zaplatení ceny.
4.5 Dodržiavanie pravidiel služby: schválenie ostrého odosielania nového účtu, kontrola dodržiavania Zásad používania a pravidiel rozosielania, vybavovanie sťažností a oznámení nezákonného obsahu. Právny základ: oprávnený záujem a plnenie povinností podľa aktu o digitálnych službách (čl. 6 ods. 1 písm. c) a f) GDPR).
4.6 Podpora, reklamácie a odpovede na otázky. Právny základ: oprávnený záujem vybaviť vašu požiadavku, prípadne plnenie zmluvy.
4.7 Preukázanie uzavretia zmluvy a prijatých verzií dokumentov a obrana právnych nárokov. Právny základ: oprávnený záujem.
4.8 Obchodné oznámenia vám neposielame. Automatizované rozhodovanie s právnymi účinkami nevykonávame; automatické mechanizmy, napríklad dočasné zablokovanie prihlásenia po opakovaných chybných pokusoch, zastavenie ostrého odosielania pri prekročení limitu bezplatného tarifu alebo pri omeškaní s platbou, sa riadia pevnými pravidlami zo zmluvy a kedykoľvek ich môžete riešiť s našou podporou.
5. Ako dlho údaje uchovávame
5.1 Údaje účtu uchovávame počas doby, keď máte prístup aspoň k jednej firme. Potom účet vymažeme do 30 dní. Ak skončí zmluva celej firmy, vymažeme účty jej používateľov spolu s dátami firmy do 60 dní od skončenia zmluvy, ak nemajú prístup k inej firme.
5.2 Jednorazové kódy prestanú platiť po 10 minútach alebo po použití. Záznamy o kódoch a počítadlá neúspešných pokusov o prihlásenie vymažeme najneskôr do 7 dní.
5.3 Záznamy o prihláseniach, neúspešných pokusoch o prihlásenie a reláciách uchovávame 12 mesiacov od prihlásenia, pokusu alebo skončenia relácie.
5.4 Záznamy o dôležitých úkonoch v účte uchovávame 3 roky od ich vzniku, najdlhšie však do vymazania dát firmy po skončení zmluvy.
5.5 Údaje o uzavretí zmluvy (identifikácia firmy a správcov účtu, verzie dokumentov, s ktorými súhlasili, čas a IP adresa súhlasu) a dôležité oznámenia uchovávame 4 roky od skončenia zmluvy, aby sme mohli preukázať jej uzavretie a obsah a brániť sa prípadným nárokom.
5.6 Komunikáciu s podporou, reklamácie a oznámenia nezákonného obsahu uchovávame 3 roky od ich vybavenia.
5.7 Faktúry, dobropisy a ďalšie účtovné a daňové doklady uchovávame 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikli, ako ukladajú české predpisy o dani z pridanej hodnoty a o účtovníctve. Ostatné fakturačné údaje vymažeme spolu s dátami firmy.
5.8 Zálohy databázy uchovávame najviac 30 dní; údaje vymazané v aplikácii z nich zmiznú najneskôr do 30 dní. Technické záznamy prevádzky uchováva poskytovateľ hostingu najviac 30 dní.
6. Komu údaje poskytujeme
6.1 Na prevádzku služby využívame týchto sprostredkovateľov:
a) Render Services, Inc., 525 Brannan Street, Suite 300, San Francisco, CA 94107, USA: hosting aplikácie, databázy a súborov (správca súborov), spracúvanie požiadaviek verejných stránok a skriptov; miesto spracúvania: dátové centrum vo Frankfurte nad Mohanom, Nemecko (EÚ).
b) Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg: odosielanie e-mailov službou Amazon SES a príjem hlásení o doručení, nedoručení a sťažnostiach (Amazon SNS); miesto spracúvania: región eu-north-1, Štokholm, Švédsko (EÚ).
c) Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Ireland: e-mailová schránka podpory podpora@postarna.sk a podpora@postarna.cz (Google Workspace); osobné údaje kontaktov sa do nej dostanú, len keď ich podpore pošle zákazník alebo sám adresát; miesto spracúvania: dátové centrá Google v EÚ aj mimo nej.
6.2 So sprostredkovateľmi máme zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktoré ich zaväzujú údaje chrániť a používať len pre nás.
6.3 Editor e-mailov v aplikácii načítava písma zo služby Google Fonts (Google Ireland Limited) a náhľady fotografií z obrazovej banky Pixabay (Pixabay GmbH, Nemecko). Váš prehliadač im pritom odovzdá IP adresu a údaje o prehliadači, ako pri každom obrázku alebo písme z cudzieho webu. Títo poskytovatelia s nimi nakladajú podľa svojich zásad.
6.4 Platby prijímame na účet v banke, ktorá o nich vedie vlastné záznamy ako prevádzkovateľ. Správcovia účtu vašej firmy vidia meno, e-mail, roly a stav používateľov firmy a to, či majú zapnuté overovanie aplikáciou v telefóne.
6.5 Údaje poskytneme orgánom verejnej moci, ak nám to ukladá právny predpis, a našim poradcom viazaným mlčanlivosťou (napríklad advokátovi, daňovému poradcovi alebo účtovnej kancelárii), ak je to potrebné na plnenie našich povinností alebo na obranu našich práv.
6.6 Údaje nepredávame, nepoužívame ich na reklamu a nevkladáme ich do nástrojov umelej inteligencie.
7. Prenos mimo Európskej únie
7.1 Údaje služby ukladáme v Európskej únii. Naši sprostredkovatelia však patria do skupín so sídlom v USA a k údajom môžu pristupovať aj z USA alebo z iných tretích krajín, napríklad pri podpore, správe infraštruktúry alebo spracúvaní technických záznamov. Schránka podpory môže byť uložená aj mimo EÚ.
7.2 Prenos do USA sa opiera o rozhodnutie Európskej komisie, podľa ktorého rámec pre ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA (Data Privacy Framework) zaručuje primeranú úroveň ochrany (vykonávacie rozhodnutie Komisie (EÚ) 2023/1795). Render Services, Inc., Amazon.com, Inc. (vrátane Amazon Web Services, Inc.) a Google LLC sú do tohto rámca zapojené. Na prenos do iných tretích krajín a pre prípad, že by toto rozhodnutie prestalo platiť, slúžia štandardné zmluvné doložky podľa vykonávacieho rozhodnutia Komisie (EÚ) 2021/914, ktoré sú súčasťou našich zmlúv s týmito poskytovateľmi.
7.3 Na požiadanie vám poskytneme podrobnosti o týchto zárukách aj ich kópiu.
8. Vaše práva
8.1 Máte právo:
a) na prístup k svojim osobným údajom a na ich kópiu,
b) na opravu nesprávnych údajov; meno, jazyk a vzhľad môžete zmeniť sami v nastaveniach, fakturačné údaje správca účtu v časti Tarif a faktúry,
c) na vymazanie, napríklad ak údaje už nepotrebujeme alebo ich spracúvame nezákonne,
d) na obmedzenie spracúvania,
e) na prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli a ktoré spracúvame automatizovane na základe zmluvy.
8.2 Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme (článok 4) môžete kedykoľvek namietať. Údaje potom ďalej nespracúvame, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo ich nepotrebujeme na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
8.3 Žiadosť alebo námietku pošlite na podpora@postarna.sk alebo podpora@postarna.cz. Odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca; v zložitých prípadoch môžeme lehotu predĺžiť o dva mesiace a dáme vám vedieť. Aby sme údaje neposkytli nesprávnej osobe, môžeme overiť vašu totožnosť.
8.4 Máte právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk, ak na Slovensku žijete alebo pracujete. Obrátiť sa môžete aj na náš vedúci dozorný orgán, ktorým je český Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.
9. Povinnosť poskytnúť údaje
9.1 E-mail a heslo sú potrebné na založenie účtu a na prihlásenie. Názov firmy, web e-shopu a krajina sú potrebné na registráciu firmy. Fakturačné údaje sú potrebné na objednávku plateného tarifu a na vystavenie faktúry. Bez nich službu poskytnúť nemôžeme. Meno a priezvisko vypĺňať nemusíte.
10. Zabezpečenie
10.1 Údaje chránime šifrovaným spojením (HTTPS), kódom z e-mailu pri každom prihlásení, voliteľným overovaním aplikáciou v telefóne, odtlačkami hesiel a kódov, oddelením dát jednotlivých firiem v databáze, obmedzením počtu pokusov, záznamami o prihláseniach a úkonoch a zálohami. Podrobnosti uvádza príloha 2 Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
10.2 Ak by porušenie ochrany osobných údajov pravdepodobne viedlo k vysokému riziku pre vaše práva a slobody, bez zbytočného odkladu vás budeme informovať.
11. Cookies
11.1 Aplikácia používa len nevyhnutné cookies a úložisko prehliadača na nastavenia. Podrobnosti uvádzajú Zásady používania cookies.
12. Zmeny a účinnosť
12.1 Zásady aktualizujeme, keď sa zmení spracúvanie, napríklad sprostredkovatelia alebo funkcie služby. Podstatné zmeny oznámime najmenej 30 dní vopred e-mailom používateľom s rolou správcu účtu a oznámením v aplikácii; každú verziu s opisom zmien nájdete v časti Verzie a história zmien.
12.2 Tieto zásady vo verzii 1.0 sú účinné od 12. 10. 2026.
Verzie a história zmien
Verzia 1.0, účinná od 12. 10. 2026: Prvé znenie zásad ochrany osobných údajov. Nahrádza návrh z 5. 10. 2026.